【案件解説】第3種旅行業の更新登録(2020年B社様のケース)

申請先:東京都

東京都へ申請した更新登録申請が受理になりました。

申請準備お疲れ様でした。今回の旅行会社様は更新手続きのスケジュールはドタバタしない理想的な進行でしたね。申請までの流れを具体的に教えてもらえませんか?

今回の旅行会社様は7月下旬に現在の旅行業登録の有効期限が満了になります。更新手続きのご相談を頂いたのは2月下旬、キックオフの打合せは3月初旬に行いました。

東京都の場合、有効期限の5か月前位に更新の通知が届くよね。今回の旅行会社様の場合は、ご相談を頂いた後に東京都から更新の通知が届いたけど、更新の通知が届いたタイミングで準備を進めるのが良いかもしれませんね。

そうですね。更新の通知が届いたタイミングで東京都へ申請の予約を入れると良いと思います。申請日を決めてからその日を目指して書類の準備を進めると余裕をもったスケジュールを組むことができます。

今回の準備期間はどのくらいの日数がかかりましたか?

3月初旬にキックオフの打合せをして、東京都への申請は4月初旬でしたら、ちょうど1ヶ月です。

1ヶ月。理想的な準備期間ですね。旅行業の更新申請の際、一番の障害になりやすいのが基準資産額ですが今回はどうでしたか?

貸借対照表に計上されていた売掛金の額が高額だったため精算状況報告書を作成して提出しましたが、第3種旅行業登録の基準資産額300万円はかなりの余裕をもってクリアーすることができました。

それはよかった。今回のお客様は5年前に私が旅行業の新規登録申請手続きを代行した旅行会社様ですが、旅行業の登録取得後、毎年の決算が終わってからお客様から決算書をお預かりして、こちらで基準資産額を計算していました。なので、基準資産額の面では問題ないだろうと思っていました。

基準資産額で更新できない旅行会社さんが多いので、今回の旅行会社様のように決算が終わったら基準資産額の確認はやっておいた方がいいですね。

そうですね。何かの間違いで、営業保証金や弁済業務保証金分担金の額が貸借対照表上に誤って記載されていることもありますので、そこにも注意が必要ですよね。

更新申請の際は、支払っている営業保証金や弁済業務保証金分担金の額を証明するために供託書や納付書のコピーを提出するので、営業保証金や弁済業務保証金分担金の額が違うと、そこで更新審査が滞ってしまいます。

ごく稀に貸借対照表に計上されている各勘定科目の金額と勘定科目内訳明細書に記載されている金額が違っていることがあります。そこの確認も大事だよね。

そうですね。決算書は更新申請で一番細かくチェックされる書類ですからね。

ところで、更新申請の際には、事故処理体制の説明書も提出しますよね。

はい、提出します。説明書に記載する統括・渉外・旅客家族のそれぞれの責任者は、旅行事業の規模が大きくなって、旅行担当部署の人員が増えた際は、見直した方が良さそうです。

とういうのは?

新規登録時は社長一人の会社の場合は総括・渉外・旅客家族の全ての責任を兼任している場合が多いです。その後事業規模が拡大して、旅行部門に複数名を所属するようになったら、総括は社長でもよいですが、渉外担当と旅客家族担当は、社長とは別の現場の責任者を充てるようにと、東京都の担当官より指導がありました。責任者が同一人物だと、事故発生時に、万が一東京都がその方と連絡が取れない状況になってしまうと、会社側とのやりとりに支障を来すことを避ける目的の指導のようです。

これは旅行業法の目的である「旅行の安全の確保」をするために、この旅行会社様の監督官庁である東京都ではそのような指導をしているのでしょう。

会社の実態に即した事故処理体制を整える必要がありますね 。

5年経つと会社の組織もガラッと変わることもありますので、事故処理体制の見直しは大切です。最後に、更新申請書が提出された後の手続きの流れを教えてもらえますか?

新しい登録通知書は、東京都の審査完了後に旅行会社宛てに郵送で届きます。新規登録申請のように、窓口を訪問しての交付ではありません。そして、今回の旅行会社様は旅行業協会の会員の方ですので、登録通知書が届いたら、旅行業協会の更新手続きの報告を行います。ここまで行うと更新手続きが完了になります。

それでは旅行業協会への報告手続きまで、引き続きよろしくお願い致します。

了解です。

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